为加强管理信息化，学校决定开始采用信息系统来管理本科生毕业论文（设计）。2019届先在生科院、资环院、旅游学院、美术学院和工设院试点，2020届推广到所有学院。毕业论文（设计）本身环节较多、操作复杂，采用系统管理来容纳和规限各个环节，加上需要院级管理员、系主任、答辩秘书、指导老师和学生五个账户参与，五个账户工作环环相扣、互相制约，还有某些环节上的互动反复，就更复杂了。系统开发公司自然也有操作说明，但其说明是按账户分为独立的五个，这一是不便于把握论文（设计）的完整流程——这个很必要，尤其对于院级管理员、指导老师和学生——，二是各环节中各个账户操作的先后、制约和期间的互动反复没有理清、凸显。所以，系主任、答辩秘书、指导老师老师和学生们面对管理系统不知所措，这不仅影响按时、按质顺利完成论文（设计）各环节，而且也浪费师生的时间和精力。为了帮助老师和同学们尽快掌握论文（设计）管理系统中各操作的方法、要求以及各操作之间的前后、相互制约关系，我在同时打开院级管理员、系主任、答辩秘书、指导老师和学生五个账户进行反复试操作和认真分析的基础上，撰写了《毕业论文（设计）管理系统操作指南》，按毕业论文（设计）工作流程的顺序，将各环节中各账户的操作方法、操作要求、以及账户之间操作的先后顺序和互动制约尽量清晰、简洁地写出，对师生确实有较大的帮助，因此报告了教务处责任科室。教务处审议后予以采纳，在全校推广使用。

    此前，学校也开始启用教师网上申请调课。系统开发公司提供的操作说明有点繁琐，关键操作的说明却不够详细。为了教师尽快掌握网上调课操作方法，严格执行学校教师网上申请调课，我利用教师来咨询调课操作的机会，反复探究后，写了《教师网上调（停）课操作说明》，将操作步骤及各步骤可能出现的情况，尽量予以准确、详尽地说明。教师使用反响很好，教务处责任科室老师也认为，操作说明简洁、直观，特发送各院学习。